Certificering Kwaliteit in Beeld - het proces

Hier word je geïnformeerd over de verschillende stappen in het certificeringsproces. Dan weet je wanneer jouw organisatie wat te doen staat. De inhoudelijke informatie die je nodig hebt bij het uitvoeren daarvan vind je onder voorbereiding.

Fase 1 Intake

Er is vooraf overeenstemming wanneer de organisatie (auditee) gecertificeerd gaat worden. CBCT neemt contact op en er wordt een planning gemaakt. De bibliotheek of culturele organisatie krijgt een account voor de applicatie Kwaliteitsbeeld. Via dit systeem ontvangt zij de intake. Dit intakeformulier is in een kwartiertje in te vullen en terug te sturen.

Fase 4 Rapportage

Dit is de fase waarin de (concept-)rapportage wordt opgesteld en wordt aangeboden voor reactie van de auditee (hoor en wederhoor). Hierna wordt de definitieve versie opgesteld.

Fase 2 Zelfevaluatie 

Op basis van de intake wordt de grootte van de audit bepaald. De datum wordt gepland en de volgende stap is de zelfevaluatie invullen. De organisatie schetst aan de hand van vragen een zo eerlijk mogelijk beeld over het functioneren van de organisatie. Het invullen van de zelfevaluatie doe je met het team.

Fase 5 Certificering

In deze fase vindt de afronding plaats van de audit en wordt besloten tot gecertificeerd, voorwaardelijk gecertificeerd of niet gecertificeerd. Bij de laatste twee volgt een heraudit.

Fase 3 Audit

Dit is de fase waarbij het auditteam de bibliotheek of de culturele organisatie bezoekt en de audit uitvoert. De precieze invulling van het auditprogramma wordt vooraf afgestemd tussen de organisatie en de auditteam.  Afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de organisatie duurt een audit één of twee dagen. 

Fase 6 Evaluatie

Hierin geeft de auditee feedback op het auditproces, het opereren van de auditoren, de werkwijze van het certificeringsbureau et cetera. Op deze wijze leert niet alleen de auditee meer over zijn kwaliteit, maar kunnen ook CBCT en de auditoren hun werkwijze voortdurend verbeteren.

Heb je na dit proces klachten? Dan kun je de klachtenprocedure volgen zoals vermeld staat bij paragraaf 4 in het reglement.