Veelgestelde vragen Zicht op Ontwikkeling

Hieronder vind je de veelgestelde vragen rondom de certificering van Taalhuizen.

Waarom eigenlijk certificering?
Laaggeletterdheid is een groot maatschappelijk vraagstuk. Als je dat met je taalhuis wilt bestrijden, is goede kwaliteit van je taalhuis en je dienstverlening vanzelfsprekend. En zoals vrijwel elke branche in Nederland zijn er dan ook afspraken gemaakt om die kwaliteit regelmatig door externe, onafhankelijke partijen te laten toetsen.

Je doet het vooral voor je taalhuis zélf. Want een externe audit op basis van Zicht op Ontwikkeling identificeert sterke en minder sterke kanten van je taalhuis en je dienstverlening én helpt je bij je verdere organisatieontwikkeling en toekomstbestendigheid.

Hoe kan certificering mij helpen?
Structureel werken aan je kwaliteit en de aantoonbaarheid daarvan, helpt je voorts bij je “toekomstgesprekken” met je financiers, (nieuwe) contractpartners etc. Vergeet daarbij nooit dat certificering slechts een middel is, geen doel op zich.
Wie voert de certificering uit?
De uitvoerder is de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT). Dit is een onafhankelijke organisatie die door de branche zelf in het leven is geroepen om de certificeringen uit te voeren. Zij deelt daarnaast ook de kennis en informatie die zij opdoet op passende wijze met de branche.
Is de certificering van ons taalhuis vrijblijvend?
De deelname is in eerste instantie je eigen belang: een audit identificeert sterke en minder sterke kanten van je taalhuis en je dienstverlening én helpt je bij je verdere organisatieontwikkeling en toekomstbestendigheid. Maar daar komt nog iets bij. Een taalhuis wordt gefinancierd uit publieke middelen en het is dus ook een publiek belang dat je aan je kwaliteit werkt en daar inzicht in biedt. Dat is natuurlijk belangrijk voor je financiers, maar uiteindelijk ook voor wie we het allemaal doen: de laaggeletterden.

Alle partijen die bij Tel mee met Taal betrokken zijn – zoals de VNG, ministerie van OCW, de VOB, de Stichting Lezen en Schrijven – vinden het heel belangrijk dat er zicht is op de kwaliteit van de taalhuizen. Naast inzicht in de kwaliteit en toekomstbestendigheid van het eigen taalhuis geeft certificering ook een beeld van de effectiviteit van beleid aan zowel gemeenten als de rijksoverheid. Om te stimuleren dat zoveel mogelijk taalhuizen meedoen aan de certificering is het proces compact en eenvoudig gehouden en is er subsidie beschikbaar voor het meedoen aan de certificering. Certificering is dus niet verplicht, maar wel zeer gewenst.

Is CBCT wel onafhankelijk hoe bewaakt zij haar kwaliteit én die van het certificeringskader?
CBCT is een onafhankelijke stichting met een eigen bestuur en heeft duidelijke afspraken gemaakt over hoe de certificering uitgevoerd wordt en hoe zij de kwaliteit van haar werkzaamheden op peil houdt. CBCT is verantwoordelijk voor de selectie en ontwikkeling van de auditoren en rapporteert aan de verschillende opdrachtgevers. De auditoren die namens CBCT de audits uitvoeren zijn allen kundig, hebben ervaring in de branche en worden voortdurend bijgeschoold. CBCT heeft daarnaast een Commissie van Advies die het certificeringskader actueel en relevant houdt. Voor meer informatie zie commissie van advies
Hoe lang is een certificaat geldig?
Een certificaat is vier jaar geldig. Om de vier jaar word je, een half jaar voorafgaand aan de aflooptermijn, benaderd door CBCT voor een volgende certificering.
Wat wordt er tijdens zo’n certificering precies getoetst en hoe kom ik aan informatie over die zogeheten certificeringsnormen?
Er zijn zeven certificeringsnormen die in samenhang getoetst worden. Die normen en hun uitleg vind je op de website van CBCT. Verdere inhoudelijke verdieping vind je in de z.g. whitepapers van CBCT die over de normen gemaakt zijn. Klik hiervoor naar https://certificeringsorganisatie.nl/taalhuizen/ Wil je alvast eens de Zelfevaluatie bekijken om te bekijken wat voor vragen er gesteld worden? Klik dan hier.
Hoe verloopt het certificeringsproces?
De certificering bestaat uit verschillende stappen die bijna allemaal digitaal verlopen. Die worden op onze website in een speciaal filmpje toegelicht. Tijdens de intake (fase 1) komt alle informatie bij elkaar die nodig is om het certificeringsproces goed te laten verlopen. Daarna voert het taalhuis (de auditee) een zelfevaluatie uit (fase 2) en geeft daarbij zelf aan waar het taalhuis nu staat en naar toe wil. Met die informatie bezoeken de auditoren vervolgens het taalhuis (audit, fase 3) en beoordelen zij dat aan de hand van de normen. Daarop volgt de rapportage (fase 4), die de basis is voor het wel, niet of voorwaardelijk certificeren van het taalhuis (besluit, fase 5). Tot slot komt er een evaluatie van het hele proces (fase 6).
Hoeveel tijd kost een certificeringstraject, inclusief alle voorbereidingen?
De duur van de audit zelf is afhankelijk van de complexiteit van jouw taalhuis (vast te stellen op basis van het aantal gemeenten, het aantal diensten en het aantal locaties). Val je in categorie I, dan duurt de audit een halve dag. De audits van categorie II, III en IV duren respectievelijk twee, drie en vier dagdelen.

De voorbereiding en organisatie van die dag (gesprekken van de auditor(en) met diverse personen binnen en buiten je taalhuis) moeten geregeld en afgestemd worden. Daaraan heeft degene die dat organiseert alles bij elkaar zo’n 6 tot 8 uur werk. Ook moet je tijd uittrekken voor de opstelling van de Zelfevaluatie. In de regel is een stuurgroep 2 à 3 uur bezig met de inhoudelijke afstemming daarover.

De certificering verloopt, behalve de audit zelf, via een applicatie om papierwerk te voorkomen. In de regel duurt het hele certificeringstraject – van intake tot de verzending van het certificaat – zo’n 2 à 3 maanden.

Wat zijn de kosten van een certificeringstraject en wat zijn de subsidiemogelijkheden?
De factuur van je eerste taalhuiscertificering (excl. BTW) wordt in de periode 2020-2023 vergoed. Bij de start van de certificeringsprocedure (namelijk in de bevestigingsbrief) word je geïnformeerd over de aanvraagprocedure voor subsidie bij de Koninklijke Bibliotheek. Wil je alvast meer informatie? Klik op https://www.bibliotheeknetwerk.nl/nieuws/subsidie-beschikbaar-voor-certificering-taalhuizen
Wanneer word je gecertificeerd en wat gebeurt er als je voorwaardelijk wordt gecertificeerd of niet gecertificeerd wordt?
Certificering vindt plaats als je minimaal 42 van de 69 te behalen punten haalt en ook aan de minimumscores per norm voldoet. Kom je net onder die eis uit dan volgt voorwaardelijke certificering en worden afspraken gemaakt voor een heraudit op die punten waarop onvoldoende gescoord is (meestal na zo’n 3 à 6 maanden). Blijf je echter ruim onder die eis dan volgt niet-certificering en worden afspraken gemaakt voor een her-audit op die punten waarop onvoldoende gescoord is (meestal na zo’n 6 à 12 maanden).
Krijg ik een auditrapport en hoe kan ik dat nu zinvol gebruiken?
Ja, elk certificeringstraject wordt afgesloten met een auditrapport dat volgens een vast stramien is opgesteld. In het rapport geven de auditoren per norm een onderbouwd oordeel en wordt op basis van de behaalde scores vastgesteld of een taalhuis gecertificeerd, voorwaardelijk gecertificeerd of niet gecertificeerd wordt. Ook worden de verbeterpunten opgesomd en wordt een uitspraak gedaan over de toekomstbestendigheid van het taalhuis. Als taalhuis krijg je uiteraard de eerste versie van het rapport voor hoor- en wederhoor aangeboden.

Zodra het rapport is vastgesteld is het uiteraard aan het taalhuis zelf over hoe het aan de slag gaat met de aangedragen verbeterpunten. Mocht je nog behoefte hebben aan z.g. nazorg waarbij de peer-auditor nog eens aan de taalhuis, stakeholders of anderen toelichting geeft op het rapport, dan is dat mogelijk. De kosten hiervan zijn voor de auditee.

Is het rapport vertrouwelijk?
Ja, de rapportages zijn vertrouwelijk; CBCT en haar auditoren hebben een geheimhoudingsplicht. Het rapport wordt door CBCT aangeboden aan de stuurgroep en die bepaalt met wie en hoe zij de inhoud van rapport deelt. In de praktijk wordt het rapport echter vrijwel altijd besproken met medewerkers en stakeholders. Dat is eigenlijk ook vanzelfsprekend, want het gesprek over de toekomst van je taalhuis kan het beste in alle openheid gevoerd worden. Het doel van certificering is immers om je taalhuis gericht verder te kunnen ontwikkelen. CBCT houdt wel op basis van het Certificeringsreglement een openbaar overzicht bij welke taalhuizen gecertificeerd, voorwaardelijk of niet gecertificeerd zijn.
Zijn er regels over de certificering vastgesteld, ook over bezwaar of klachten?
Ja, die vind je in het Certificeringsreglement. Daar lees je wie welke rol heeft en welke andere afspraken er zijn gemaakt ten aanzien van de uitvoering van de certificering. Ook staat daar opgenomen hoe je in bezwaar kunt maken naar aanleiding van een oordeel van CBCT en hoe een klachtenprocedure werkt.