Het certificeringsproces

Certificeringsproces | Aankondiging

Start van het certificeringsproces
Je ontvangt een e-mail met:

• het kwartaal waarin we je audit plannen;
• de vraag wie in jouw organisatie in de applicatie Zenya gaat werken. Via Zenya verloopt het audit-proces.

Wanneer is mijn audit gepland?

Je audit is gepland in het kwartaal waarin je certificering afloopt:
bijv. gecertificeerd tot 1 mei 2025 is gepland in het tweede kwartaal van 2025.

CBCT certificeert jouw organisatie elke 4 jaar volgens het kader KiB of ZoO:

• bibliotheek en cultuur: Kwaliteit in Beeld (KiB)
• taal: Zicht op Ontwikeling (ZoO)

Certificeringsproces | Intake

Intake binnen 2 weken ingevuld terugsturen
De gebruiker die je hebt opgegeven ontvangt een e-mail via Zenya met de vraag een wachtwoord aan te maken. Daarna volgt een email met link naar de intake.

Vul de intake in (+ 15 min.): o.a. contactgegevens, aantal vestigingen en diensten.

Bevestiging audit
Je ontvangt een bevestigingsbrief met alle afspraken, de auditcategorie, duur van de audit en de namen van de auditoren.
De auditor belt je om de auditdag(en) te plannen. Daarna ontvang je de zelfevaluatie via Zenya.

• Auditoren contactgegevens
• Voorbeeld Intake
• Uitleg Zenya

Certificeringsproces | Zelfevaluatie

Afronden uiterlijk zes weken vóór de audit
In de zelfevaluatie geef je aan hoe je organisatie of (digi)taalhuis ervoor staat:

• Je huidige ambities en knelpunten.
• Per certificeringsnorm de feitelijke situatie en hoe je die zelf beoordeelt.

Stel de zelfevaluatie samen met je collega’s en samenwerkingspartners op, zodat iedereen zich erin kan herkennen.

Doel

• Kritische zelfreflectie met het team van je eigen organisatie/(digi)taalhuis.
• Startdocument voor het auditteam: als voorbereiding op de audit en als basis voor gesprekken en vragen bij de audit.

• Meer uitleg Zelfevaluatie

Certificeringsproces | Audit

Gesprek over de kwaliteit van je organisatie

Vóór de audit:
Je stemt het programma van de auditdag af met de betrokken medewerkers en het auditteam.
Het auditteam bestudeert de zelfevaluatie en de meegestuurde documenten.
Het auditteam heeft met jou een afstemmingsgesprek (digitaal of telefonisch) om:

• verwachtingen over en weer te bespreken,
• het programma door te nemen en vragen te beantwoorden.
•  

Tijdens de audit:
Samen met jou, gaan de auditoren op zoek naar de kwaliteit van je organisatie of taalhuis. Het auditteam gaat in gesprek met je collega’s en andere belanghebbenden om een goed beeld te krijgen. Op zoek naar het eerlijke en leerzame verhaal over jouw organisatie.

Certificeringsproces | Rapportage

Is de audit geweest? Dan maakt de auditor de concept-rapportage.
Je ontvangt deze uiterlijk drie weken na de auditdag(e) voor hoor en wederhoor.
Je reageert hierop per mail en de auditor kan het rapport nog aanpassen.

In het rapport staat het certificeringsadvies:

• Gecertificeerd
• Voorwaardelijk gecertificeerd
• Niet gecertificeerd

Certificeringsproces | Certificering

Je ontvangt digitaal via Zenya een besluitbrief met het definitieve rapport.

Ben je gecertificeerd? Gefeliciteerd!
Je ontvangt per post samen met het auditrapport, een gevelbord en certificaat.

Ben je voorwaardelijk of niet gecertificeerd?
Dan ontvang je per post alleen het auditrapport.
Ook plannen we een heraudit. We beoordelen een half jaar later dan alleen nog de normen die onvoldoende scoorden.
Is het certificeringsadvies nu wel positief? Gefeliciteerd! Je bent alsnog gecertificeerd.

Niet eens met het certificeringsbesluit?
Je kunt je bezwaar aantekenen.

Meer informatie:
Certificeringsreglement

Certificeringsproces | Tevreden?

• Wat vond je van het certificeringsproces en de audit?
• Hoe was het contact met het auditteam?
• Kreeg je voldoende informatie?

Vul na afloop onze vragenlijst in.
Met jouw terugkoppeling kunnen we onze werkwijze weer verbeteren.
En daarmee help je mee aan een nog betere audit voor jou en je mede-auditees in de toekomst.