In gesprek met directeur multifunctionele organisatie
Recent behaalde Cultuurhuis Planck in Katwijk een certificering via het kader Kwaliteit in Beeld Plus. Dit combinatiekader voor multifunctionele bibliotheken en bibliotheken die juridisch eindverantwoordelijk zijn voor een taalhuis, is in het najaar van 2025 van start gegaan. Wat betekent dit in de praktijk? En wat vraagt het van een organisatie en haar leiderschap?
Wij gingen hierover in gesprek met directeur Jan Klerk.
Wat betekent de certificering binnen Kwaliteit in Beeld Plus concreet voor jullie organisatie?”
Er wordt verschillend over gedacht. Ik vind de audit een toetsmoment met kansen. Het is niet alleen een ‘moetje’ maar je weet meteen goed waar je staat. De audit vond plaats toen we net gefuseerd waren. Het is mijn derde audit, maar de eerst met een multidisciplinaire organisatie waar zowel bibliotheek, taalhuis als cultuur onder valt.
Waarom hebben jullie gekozen voor dit combinatiekader?
Planck is een multifunctionele organisatie. Kortom: het lag voor de hand om cultuur, bibliotheek en taal samen te pakken. Het geeft ook wat richting voor komende jaren.
Welke onderdelen van het kader waren het meest uitdagend?
Het meest uitdagend in de opzet van de zelfevaluatie is dat het taalhuisdeel bijna net zo groot is gemaakt als het bibliotheekdeel. Binnen Planck is het taalhuis gewoon een van de functies van de bibliotheek. In de audit was dit wel goed in balans. Het was een prettige audit waarin echt alles aan bod kwam.
Waar we het meest mee worstelen is compliance. We hebben wel stappen gezet maar nog niet voldoende. De ontwikkelingen gaan zo snel en cyber security blijft daarin een uitdaging.
De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) is ook een punt van aandacht. Wij zijn heel goed in plannen maken en de uitvoering, maar daarna wordt het uitdagender. We hebben hier wel stappen in gezet maar dit kan nog wat beter. Wij zijn een fusieclub en hebben een flinke organisatieverandering achter de rug, daarbij heb je ook te maken met verschillende culturen.
Hoe helpt dit kader om maatschappelijke impact (bijv. taalvaardigheid, participatie) zichtbaar te maken?
De audit dwingt je om over impact na te denken. Maar het is best lastig om dit feitelijk zichtbaar te maken van wat het effectief doet. Cijfers kun je meten, het is feitelijke informatie, maar impact is niet altijd duidelijk te meten.
Hoe zorg je ervoor dat certificering en kwaliteitsbewustzijn echt leeft in de organisatie?
De minder aangename kant van de voorbereiding, de zelfevaluatie, doe ik zelf, waarbij ik input haal uit de organisatie. De zelfevaluatie bij Kwaliteit in Beeld Plus is echt een klus: hier moet je op tijd mee beginnen. Het zijn weliswaar nuttige vragen maar het kost veel tijd. Maar als de audit uiteindelijke aankomt neem je de medewerkers wel mee in het verhaal. Achteraf merk je dat zij het ook altijd wel leuk vinden.
Is het kader vooral een verantwoordingsinstrument, of ook een stuurmiddel voor verbetering?
Vooral dat laatste. Ik maak een verbeterplan naar aanleiding van de audit. Hier neem ik de feedback van de auditoren in mee. Ik wacht met het verbeterplan nog wel op de accountantscontrole op de jaarrekening, want die controle begint ook steeds meer op een audit te lijken…
Hoe hebben jullie het certificeringstraject ervaren?
Als heel positief. We hebben een leuke dag gehad met Jellie en Alexia. De setting voelde voor iedereen ook heel veilig. Anders dan hoe het vroeger ging.
Wat heb je zelf als leider anders moeten doen tijdens dit traject?
Eigenlijk doe ik niet echt iets anders met deze certificering. Er zitten wat andere producten en diensten in een gecombineerd kader maar dat is voor Planck de realiteit sinds de fusie. Je beleidsvoorbereiding of het aansturen van medewerkers is hetzelfde. Financieel is het wel ingewikkelder: je hebt met andere soorten btw te maken bijvoorbeeld. De complexiteit binnen onze organisatie zit meer in de cultuurverschillen. De cultuurkant van Planck was nog niet gewend aan certificering.
Je moet in de voorbereidingen veel over de audit communiceren. Mensen de gelegenheid geven teksten aan te vullen en mee te schrijven. Belangrijk is het ‘gevoel van ons allen’, dan wordt het gedragen door iedereen.
Merken bezoekers of partners iets van deze certificering? En hoe?
Een aantal partners zijn betrokken, zoals een directeur van een basisschool, de wethouder en beleidsambtenaren. Het werkt goed op de samenwerking. Mensen vinden het ook wel weer een eer om gevraagd te worden.
Waar staat de organisatie over 3–5 jaar? Hoe gaat de volgende certificering?
We hebben dan twee nieuwe panden. Deze zijn op de toekomst ingericht dus alle functies worden geïntegreerd aangeboden. Het wordt heel flexibel opgezet, dus nieuwe dingen kunnen ook makkelijk erbij. Een ander beeld is dat de collectie niet midden in de ruimte is. De publieks- en ontmoetingsruimte staat centraal. De wanden worden benut voor de collectie.
Als je één misvatting over kwaliteitskaders in bibliotheken zou mogen wegnemen, welke zou dat zijn?
Dat het een saaie verplichting is. Dat is het niet! Je moet er zelf positief in staan. Je moet willen zien dat het je wat oplevert en er dan wat mee doen.
______________________________________________________________________________________
Kwaliteit in Beeld Plus is een combinatiekader voor bibliotheken en taalhuizen, ontwikkeld om zowel organisatorische kwaliteit als maatschappelijke impact inzichtelijk te maken.