Best practice norm Compliance Bibliotheek Westland
De Bibliotheek Westland is onlangs met vlag en wimpel gecertificeerd. Daarom gingen we langs
in ’s-Gravenzande, een van de acht vestigingen. Om het mooie resultaat te vieren, het prachtig gerenoveerde bibliotheekgebouw te bewonderen en met Irma de Snaijer te spreken over de audit, de PDCA-cyclus en compliance (het voldoen aan wet- en regelgeving en interne regels van de organisatie). Ook vroegen we auditor Tineke van Ham wat deze audit zo succesvol maakt.
Irma de Snaijer is ruim anderhalf jaar Manager Bedrijfsvoering. Naar eigen zeggen zit compliance helemaal in haar systeem, maar ze vindt alle aspecten van haar veelzijdige werk leuk.
Waarom heeft Bibliotheek Westland zo hoog gescoord bij de audit en met name op de norm Compliance?
Irma: ‘We werken volgens de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Ik wil best één keer een brandje blussen, maar we denken tegelijkertijd na hoe te voorkomen dat het brandje steeds terugkomt. Elke actie die we hier hebben, nemen we daarom op in de PDCA. Zo wil bijvoorbeeld de SDI (het bibliotheekautomatiseringssysteem) de contributietarieven eerder weten omdat er steeds meer bibliotheken overgaan op dat systeem. Vroeger was dat in oktober. Nu zetten we het al in augustus op de agenda. Zo word je niet verrast.’ Auditor Tineke: ‘Omdat het beleid zo goed is geborgd in de PDCA-cyclus, zien ze weinig over het hoofd. Ze weten wat hun producten en diensten teweegbrengen en gebruiken die informatie om hun dienstverlening te verbeteren. De normen van het certificeringskader zijn goed ingebed in de bedrijfsvoering van de organisatie. Geen papieren werkelijkheid, maar een goed doorleefd concept waar iedere medewerker zijn bijdrage aan weet te leveren. Dat maakt hen sterk.’ Irma: ‘We zijn dagelijks bezig met waar mogelijk te structureren. Dan kun je makkelijker uit de band vliegen, want je weet wat de impact is. Als je het werk goed organiseert, krijg je juist ruimte voor creativiteit.’
Waarom vinden jullie compliance belangrijk?
‘De bibliotheek moet een veilige omgeving zijn voor onze bezoekers,’ vindt Irma. ‘Zo moeten we zorgen voor digitale veiligheid en goede systemen. Je moet regels volgen, maar voor ons is dat vanzelfsprekend. Het hoort bij je dagelijks werk om op de hoogte zijn van wet- en regelgeving, zoals de wettelijke en gemeentelijke taken van bibliotheken en arbeidsvoorwaardelijke regelgeving. Maar je moet het als management wel borgen in de organisatie. Als je bijvoorbeeld met taalmaatjes werkt, dan moet je goed omgaan met de privacygevoelige informatie waarmee je te maken krijgt.’ Tineke: ‘De bibliotheek hanteert een informatiebeveiligingssysteem waarin risico’s, beheermaatregelen en verbeteracties zijn vastgelegd. De medewerkers volgen onder meer awarenesstrainingen over informatiebeveiliging en AVG. Die zijn goed geborgd in het proces en ze bewaken goed dat het ook gebeurt.’
Wat is de grootste uitdaging als het gaat om compliance?
De grootste uitdaging is volgens Irma om elkaar scherp te houden. ‘Naar je stakeholders, gemeenten en maatschappelijke organisatie moet je zorgvuldig blijven in je dienstverlening, naar elkaar toe en met elkaar. Elkaar ondersteunen en met elkaar optrekken.’ Irma vervolgt: ‘Bij de audit bleek weer dat het verhaal van de organisatie naadloos aansloot bij dat van de gemeente en andere stakeholders. Dan is de basis goed. Onze grootste kracht is dat we mensen erbij betrekken, dan gaat het leven wat je doet. En dat betekent dat je ook uitlegt wat niet kan.’
Hoe hebben jullie de audit voorbereid?
‘Door onze PDCA-cyclus, wisten we dat er een audit aankwam in 2026. We hebben de vragen voor de audit met alle teams van de programmalijnen Basisvaardigheden jeugd, Basisvaardigheden volwassenen en Leven Lang Ontwikkelen, Liefde voor Lezen en Bedrijfsvoering gedeeld. Een collega is gevraagd alle informatie te verzamelen en de documenten overzichtelijk onder de normen te plaatsen. In gezamenlijke sessies heeft ze ons meegenomen in wat er is qua informatie, wat er aanvullend gevraagd wordt, of zaken nog actueel zijn en alle contracten op orde zijn.’
Wat heeft de audit je gebracht?
‘Het was een prettig moment voor ons om te kijken of we alles hebben, of we weten waar alles staat en of je van elkaar weet welke documenten er zijn. Wat compliance betreft heeft het door de overzichten en gesprekken een stukje bewustwording opgeleverd.’
Heb je een tip voor toekomstige auditees?
‘Blijf vooral bij jezelf als organisatie,’ adviseert Irma. ‘Certificering is geen prijsuitreiking. Blijf ook als organisatie een leven lang ontwikkelen: dat is waar de bibliotheek ook voor staat.’ Tineke vult aan: ‘De PDCA-cyclus is heel belangrijk. Pas die consistent toe: plannen, het doen en waar nodig bijstellen.’
Irma: ‘En als je vragen hebt of wilt sparren, mail naar bedrijfsvoering@bibliotheekwestland.nl’.