De Hillegomse Muziekschool ontving in november 2018 het certificaat van CBCT. Bijna gelijktijdig met de audit ging de AVG van start. Een vuurdoop dus. Wij vroegen Nadine Stolk, directeur van de Hillegomse Muziekschool, hoe zij het onderdeel compliance van de audit heeft ervaren.
AVG
“De AVG is ingewikkeld. Er komt veel bij kijken. Belangrijk is om te durven vragen. Er zijn meer organisaties die worstelen met de AVG. En er zijn instanties die veel antwoorden bieden. Durf te vragen.”Zo wende mevrouw Stolk zich tot Cultuurconnectie. Hier heeft zij veel aan gehad en raadt dat ook andere organisaties aan.
Afspraken op papier
Het is niet altijd mogelijk om gemaakte afspraken op papier te zetten. Tijdgebrek is hier vaak de oorzaak van, zeker bij een kleinere organisatie. Bij de Hillegomse Muziekschool is de directeur zelf ook docent. Voorafgaand aan een audit vult de organisatie een zelfevaluatie in. Dit is volgens Nadine het moment om de afspraken te noteren maar ook te concluderen dat bepaalde zaken nog niet op orde zijn. En dat maakt een audit juist positief, aldus Nadine. ‘Je ontwikkelt soms blinde vlekken voor de eigen organisatie. Door een audit zie je de verbeterpunten. Het is een leerproces en ook een kans. Je wordt gedwongen om er over na te denken.”
Juridische termen
Bij de compliance-check komen lastige termen om de hoek kijken. Juridische termen die vaak af kunnen schrikken. Maar dit is niet nodig. “Google het. Daar vind je vaak een heldere uitleg. Je prikt er dan zo doorheen en je ziet wat het praktisch betekent voor jou en jouw organisatie.” Ook geeft Nadine aan je je niet moet laten afschrikken door een compliance-check. “Door de lastige termen denk je er vaak niet aan te voldoen. Maar juist blijkt het tegenovergestelde waar te zijn wanneer je weet wat het betekent.”
Klankbordgroep
Als laatste tip geeft Nadine aan dat je een lastig of nieuw onderdeel, zoals de AVG, werkbaar moet proberen te maken, ook voor de medewerkers binnen de organisatie. Nadine zette een klankbordgroep op. “Zo betrek je er ook de docenten bij. Met elkaar kijk je naar de beste oplossing en houd je het overzichtelijk. AVG is best ingewikkeld. Mag je zomaar een foto plaatsen van een leerling op social media? Nee. Kun je zomaar iemands email-adres op de maillijst plaatsen? Nee. Uiteindelijk wil je een tevreden docententeam maar ook een tevreden klant. Het kost wat tijd maar dat is meer dan waard.”