Vanaf deze week staat de whitepaper over de norm Middelen op onze website. Deze whitepaper is geschreven door Marjan Daalhuijsen, expert-auditor bij CBCT. In dit artikel licht zij de toepassing van deze norm toe.
Waarom is het zo belangrijk om inzicht te hebben in de inzet van middelen?
In de reeks Waarom-Hoe-Wat is het Hoe een essentiële schakel om van beleid tot resultaten en maatschappelijke effecten te komen. Het kunnen aantonen aan stakeholders, dus zeker aan de financiers, dat efficiënt en doeltreffend met de middelen wordt omgegaan, is in deze tijden waarin gemeenten lastige keuzes moeten maken, van eminent belang.
Hoe krijgt een organisatie overzicht bij de voorbereiding op de norm Middelen?
Of het nu om een bibliotheek gaat of om een culturele organisatie, de hoeveelheid informatie dreigt al gauw hoog op te lopen. Door uit te gaan van de vragen Waarom? Hoe? Wat? kan snel ordening worden gebracht in de veelheid aan stukken. Deze driedeling zie je ook terug in het schema op pagina 1 van de whitepaper, de missie & visie & opdracht aan de linkerkant (Waarom), de processen in het midden (Hoe) en aan de rechterkant de resultaten (Wat). Ga dan van grof naar fijn, van beleid naar uitvoering, van monitoring naar bijsturing.
Hoe houd je de vinger aan de pols?
Een vergissing die vaak wordt begaan is dat té snel naar de details wordt gekeken. Probeer eerst het hele speelveld te overzien door te beginnen met een totaaloverzicht van de processen. Leg het verband tussen de processen en het jaarplan met doelstellingen. Kijk of er processen zijn met een strategisch belang of met een bijzonder risico. Dat zijn de processen die vaak meer in detail worden beschreven. Benoem vervolgens een overzichtelijk aantal indicatoren en volg die gedurende het jaar. Is de dynamiek groot, rapporteer dan vaker. Agendeer deze indicatoren op de agenda van het team wat verantwoordelijk is voor de uitkomst van het betreffende proces. Zij formuleren de noodzakelijke maatregelen en evalueren bij een volgende vergadering het effect. Zo krijgt de PDCA een cyclisch karakter.
Wat is de consequentie als je niet in control bent met de middelen?
Tijdens de zelfevaluatie of tijdens de audit kan blijken dat de organisatie niet in control is met de inzet van de middelen. Dan zal er een plan van aanpak moeten komen met de noodzakelijke bijsturingsmaatregelen. Hiermee laat de organisatie zien dat ze de tekortkoming onderkend heeft, dat ze heeft nagedacht over wat nodig is om de tekortkoming op te heffen en geeft ze inzicht in hoe ze dat gaat doen. Niemand is perfect maar door op deze manier om te gaan met de ontwikkelagenda, laat de organisatie zien dat er stappen worden gezet naar verbetering.
De whitepaper Middelen vind je hier.